DOKUMENTASI DAN PENCATATAN

Perusahaan yang baik melakukan dokumentasi dan pencatatan mengenai proses produksi dan distribusi yang disimpan sampai batas waktu yang melebihi masa simpan produk. Hal ini akan berguna untuk meningkatkan jaminan mutu dan keamanan produk,mencegah produk melampaui batas kadaluwarsa dan meningkatkan keefektifan sistem pengawasan pangan olahan.

Pencatatan dan dokumentasi yang baik diperlukan untuk memudahkan penelusuran masalah yang berkaitan dengan proses produksi.

Prosedur pencatatan yang baik adalah sebagai berikut:

1. Semua dokumen harus lengkap, ditulis dengan jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Semua dokumen harus ditandatangani dan diberi tanggal.
3. Dokumen harus disimpan dengan baik sekurang- kurangnya selama satu tahun.

Data minimal yang harus dimuat dalam dokumen minimal sebagai berikut :

▪ Struktur organisasi

▪ Penjelasan jabatan

▪ Laporan pelatihan karyawan

▪ Laporan dan prosedur kegiatan sanitasi ▪ Spesifikasi bahan baku

▪ Formula utama produk

▪ Laporan prosedur proses produksi

▪ Spesifikasi produk akhir (produk jadi)

▪ Spesifikasi kemasan

▪ Prosedur pengemasan

▪ Laporan dan prosedur pelabelan

▪ Laporan distribusi produk

Pemilik seharusnya sekurang-kurangnya mencatat dan mendokumentasikan penerimaan bahan baku, bahan tambahan pangan (BTP), dan bahan penolong lainnya. Sedangkan untuk produk akhir sekurang- kurangnya dilakukan pencatatan terhadap nama jenis produk, tangal produksi, kode dan jumlah produksi. Catatan dan dokumen tersebut harus disimpan selama 2 (dua) kali umur simpan produk pangan yang dihasilkan.

Tabel berikut menunjukkan kriteria penilaian pencatatan dan dokumentasi. Pada tabel menunjukkan beberapa format untuk mencatat dan mendokumentasikan stok produk,stok barang dan lainnya,diantaranya:

1. pemilik harus mencatat dan mendokumentasikan: penerimaan bahan baku, BTP, bahan penolong, penyimpanan, pembersihan, sanitasi, pengendalian hama, kesehatan karyawan, distribusi produk akhir, penarikan produk yang dianggap penting.

 Nama Barang

Tanggal	Keterangan	Masuk	Keluar	Sisa

Kartu Stok

• Catatan dan dokumen disimpan 2kali umur simpan produk.

NO	Nama Pemasok	Contact Pemasok	Telp/Hp	Alamat
1
2
3

DATA PEMASOK BAHAN BAKU & KEMASAN

• Catatan dan dokumen dijaga tetap akurat dan mutakhir.

Tanggal	Nama Barang	Nama Pemasok	Harga	Harga Satuan	Total	Keterangan

PENCATATAN PEMBELIAN BARANG

REFERENSI :

Fitriana, R., Kurniawan, W., & Siregar, J. G (2020). Pengendalian Kualitas Pangan Dengan Good Manufacturing Practices (GMP) Pada Proses Produksi Dodol Betawi (Studi Kasus UKM CM). Jurnal Teknologi Industri Pertanian, 30(1), 110-127.

Hanidah, I. I., Mulyono, A. T., Mardawati, E., & Huda, S. (2018). Penerapan Good Manufacturing Practices Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Produk Olahan Pesisir Eretan – Indramayu. AGRICORE: Jurnal Agribisnis dan Sosial Ekonomi Pertanian, 3(1), 359-426.

Prasetyo, A. (2018). Analisis Good Manufacturing Practice Olahan Pangan. Jakarta: Indocamp.

PENULIS :

Novita Dan Hani